Kom i gang

Når du tar i bruk regnskapssystemet, enten ved systembytte eller oppstart av ny bedrift, dukker det ofte opp mange spørsmål. I denne artikkelen har vi derfor samlet de mest relevante spørsmålene.

Hva starter jeg med?

Når du tar i bruk systemet for første gang anbefaler vi at du følger stegene i Kom i gang-oppstartsveiviseren. Du finner oppstartsveiviseren ved å gå til Nøkkeltall i venstremenyen og Dashboard.

Tips: På dashboardet får du også en god oversikt over selskapets økonomi, med en oppsummering av salg, utgifter og resultat, samt en huskeliste og viktige frister. Her kan du flytte på, fjerne og legge til relevante widgets. Les mer om dashboardet her.

Innstillinger i systemet kan også endres ved å gå til Innstillinger i toppmenyen (tannhjulet øverst til høyre i systemet). Innstillinger er delt inn per område i systemet (for eksempel Salg, Regnskap, Lønn).

Aktivere EHF-mottak

EHF står for elektronisk handelsformat og er et fakturaformat som ofte brukes i handel mellom bedrifter. Du kan enkelt aktivere EHF direkte i oppstartsveiviseren. Har du tidligere hatt EHF-mottak i et annet system, må du huske å deaktivere mottaket der før du aktiverer det på nytt. 

Du kan lese mer om aktivering av EHF-mottak her.

Inngående balanse (åpningsbalanse)

Inngående balanse, også kalt åpningsbalanse, er en oversikt over hva selskapet eier og skylder. 

For nystartede selskaper er åpningsbalansen ofte enkel, med få poster. Start med å føre inn saldo på bankkontoen, og husk å inkludere aksjekapitalen.

Hvis du bytter fra et annet system, vil du ofte ha flere poster å registrere. Da kan du bruke utgående balanse fra det gamle systemet som grunnlag for inngående balanse. Ta ut saldobalansen ved slutten av perioden i det forrige systemet, og overfør postene til det nye systemet.

For å registrere inngående balanse kan du klikke direkte på Registrer åpningsbalanse i oppstartsveiviseren og følge stegene. Du kan også registrere inngående balanse på følgende måte:

1. Gå til Innstillinger i toppmenyen og velg Regnskap.

2. Bla nederst på siden i fanen Regnskapsinnstillinger og velg Registrer inngående balanse. Her kan du lese mer om inngående balanse. 

Klargjøring for fakturering

Klikk på Klargjøring for fakturering i oppstartsveiviseren og følg stegene. Her kan du angi første fakturanummer, antall forfallsdager (vanligvis 14 eller 30 dager), betalingsinformasjon (kontonummer for innbetalinger) og laste opp firmalogo. Du kan også endre alle salgsinnstillinger via Innstillinger i toppmenyen.

Hvordan oppretter jeg kunder og produkter?

Du kan enkelt opprette nye kunder ved å gå til Salg i venstremenyen, velge Kunder og klikke på Ny kunde. Tilsvarende kan du opprette nye produkter via Produkter.

Hvordan registrerer jeg utgifter?

Du kan registrere og betale regningene dine direkte i systemet. En leverandørfaktura er en inngående faktura som du mottar fra en leverandør og som skal betales. Når en slik faktura ligger i innboksen, regnes den foreløpig kun som en fil. For at den skal bli behandlet som en faktura og inngå i arbeidsflyten, må den registreres. Det er mulig å legge en leverandørfaktura til betaling før bokføring, men fakturaen må være opprettet først.

1. Gå til Leverandørfaktura i venstremenyen for å få oversikt over regninger og legge til nye utgifter.

2. Bruk Innboksen som regningsmottak. Her kan du:

• Aktivere e-postmottak for muligheten til å sende inn dokumenter til regnskapsklienten via e-post
• Aktivere EHF-mottak for at leverandører kan sende faktura via elektronisk handelsformat
• Velge Last opp til innboks for å laste opp dokumenter manuelt fra lokal pc
  
  

Her kan du lese mer om registrering og bokføring av leverandørfaktura.

Her kan du lese mer om aktivering av EHF-mottak.

Bank

For å sikre en god oppstart med systemet anbefaler vi at du starter med å registrere alle bankkontoene dine og oppretter kobling mot bank. 

Hvordan gjør jeg en bankavstemming?

Bankavstemming bør utføres månedelig for å sikre at alle transaksjoner på bankkontoen stemmer med regnskapet. 

I systemet kan du velge mellom flere måter å utføre bankavstemmingen på:

Automatisk

Dette forutsetter at du har opprettet kobling mot bank. Da kan du bruke funksjonen Avstem automatisk i bankavstemmingen. Systemet vil da automatisk matche banktransaksjoner mot postene i regnskapet.

Helautomatisk

Dersom du ønsker mer automatisering kan du sette opp en helautomatisk flyt der systemet fortløpende tar seg av matching og avstemming. Dette krever bankkobling og at Automatisk bankavstemming er opprettet i Innstillinger.

Manuelt

Dette innebærer at du manuelt importerer kontoutskriften i systemet. Deretter går du gjennom banktransaksjoner og matcher dem mot postene i regnskapssystemet.

Er jeg mva-pliktig? Hvordan rapporterer jeg mva.?

Du blir mva-pliktig når du selger avgiftspliktige varer eller tjenester, og omsetningen din overstiger 50 000 kroner. Systemet genererer og fyller ut mva-meldingen for deg, og du kan enkelt sende den direkte til Altinn fra systemet.

For å levere mva-melding går du til Regnskap i venstremenyen og Mva-melding, og klikker på Klargjør mva-melding. Følg så stegene i veiviseren. Du kan lese mer om levering av mva-melding her. 

Les mer om registrering av mva-pliktighet her. 

Les mer om integrasjon med Altinn her.