Bruk av bankavstemming

I denne artikkelen viser vi hvordan du gjennomfører bankavstemming i systemet. Bankavstemming innebærer å kontrollere at inn- og utbetalingene på bankkontoen stemmer med det som er bokført i regnskapet.

Vi går gjennom følgende tema:

• Slik bruker du avstemming
• Manuell bankavstemming
• Automatisk bankavstemming
• Bokføring direkte i bankavstemming
• Andre funksjoner

Slik bruker du bankavstemming

For aksjeselskap er bankavstemming et krav, mens det for enkeltpersonforetak avhenger av foretakets forhold. Det anbefales likevel å avstemme etter hver månedsslutt, slik at det blir enklere å oppdage feil, manglende føringer eller transaksjoner som må følges opp. Dette bidrar til et mer korrekt regnskap og gir bedre oversikt over virksomhetens økonomi.

Vi anbefaler å ta i bruk Autobank for en enklere bankavstemming. Da blir kontoutskriftene hentet automatisk inn i systemet fra banken. Du kan også velge å importere kontoutskriften manuelt. 

1. Gå til Bank i venstremenyen og velg Bankavstemming. Her får du en oversikt over bankkontoene dine. Under Status ser du hvor mange poster som gjenstår å avstemme. Du kan også velge hvilken måned du ønsker å avstemme.

2. Klikk på Avstem konto på kontoen som du ønsker å avstemme.

På venstre side ser du utgående banksaldo og alle transaksjoner som har skjedd på kontoen i den aktuelle måneden. Transaksjonene som vises her, er kun en oversikt over kontoaktiviteten og påvirker ikke regnskapet i seg selv. Dersom alt er korrekt, skal saldoen i kontoutskriften stemme med utgående saldo i regnskapet.

På høyre side under fanen Regnskap ser du alle bokførte poster i regnskapet på den aktuelle kontoen, for eksempel konto 1920. Her kan du matche og avstemme bokførte betalinger i regnskapet mot transaksjonene i kontoutskriften.

Under fanene Kunde og Leverandør på høyre side, ser du fakturaer som er sendt til kunder eller mottatt fra leverandører, men som enda ikke er bokført som innbetalt eller utbetalt i regnskapet. Hvis innbetalingen eller utbetalingen er gjennomført i banken, kan du bokføre og avstemme posten direkte her, slik at den åpne posten lukkes.

Under fanene Regnskap, Kunde og Leverandør kan du åpne bilaget direkte ved å klikke på den lille blå firkanten med pil. Du kan også se eller legge til vedlegg ved å klikke på bindersikonet.

Hvis du ønsker å avstemme en annen konto, for eksempel skattetrekkskontoen, kan du bytte konto ved å klikke på pilen ved siden av driftskonto på venstre side.

Manuell bankavstemming

Du kan manuelt velge poster fra kontoutskriften på venstre side og matche dem mot poster på høyre side under fanene Regnskap, Kunde og Leverandør. Marker transaksjonene som hører sammen og som minst har samme beløp. De valgte postene vises i blått. Når summen er lik på begge sider, blir det mulig å klikke på Avstem. Når postene er avstemt, lukkes de.

Merk at regnskapstransaksjoner som er bokført som betalt vises under fanen Regnskap. Hvis du ikke finner de må du gå til Salg i venstremenyen og Faktura, og bokføre de som betalt.

Automatisk bankavstemming

Den enkleste måten å lukke poster på er å koble dem automatisk ved hjelp av Avstem automatisk. Da kan du angi maksimalt antall dager mellom postene som skal matches. Klikk på Kjør automatisk kobling for å fullføre.

Dersom du ønsker ytterligere automatisering, kan du sette opp en helautomatisk flyt der systemet fortløpende håndterer både matching og avstemming. Dette forutsetter at du har bankkobling, slik at kontoutskrifter importeres automatisk, og at Automatisk bankavstemming er opprettet.

Dette setter du opp ved å gå til Innstillinger i toppmenyen, Automatisering og Opprett under Automatisk bankavstemming.

Dersom du senere ønsker å deaktivere automatisk bankavstemming går du til Innstillinger i toppmenyen og Automatisering. Klikk så på fanen Dine automatiseringer og endre status til Inaktiv. 

Bokføring direkte i bankavstemming

Du kan også registrere og bokføre en transaksjon direkte i regnskapet fra bankavstemmingen. Dette er for eksempel aktuelt for renter og gebyrer som er belastet bankkontoen, men som enda ikke er bokført i regnskapet. 

1. Velg ønsket transaksjon på venstre side og klikk på Bokfør transaksjon. I dette tilfellet bankgebyr.

2. Legg inn motkonto 7770 - Bank og kortgebyr under debet, og klikk på Bokfør og avstem. 

Andre funksjoner

Under de tre kulepunktene finner du også flere funksjoner i bankavstemmingen. 

Under Bokfør alle bankposter i listen får du en oversikt over transaksjoner i kontoutskriften som enda ikke er bokført i regnskapet. Disse kan du enkelt bokføre direkte herfra.

Ved å klikke på Se etter match-forslag vil systemet foreslå mulige matcher, slik at du enkelt kan avstemme transaksjoner i kontoutskriften mot regnskapet. 

Ved å gå til Opprett bankposter manuelt kan du opprette manuelle bankposter i tilfeller der transaksjoner ikke har blitt fanget opp av systemet. Dette er ikke en løsning vi nødvendigvis anbefaler, men i enkelte tilfeller kan det være nødvendig. 

Du kan også enkelt laste opp kontoutskrift fra banken ved å klikke på Legg til kontoutskrift.